DOKUMENTENMANAGEMENT (DMS) VON STAEHLIN UND DOCUWARE
Machen Sie Schluss mit Papier-Rechnungen in Ihrem Unternehmen
Das Bearbeiten von Papierrechnungen kostet Ihr Unternehmen unnötig viel Zeit und Geld. Mit Staehlin und DocuWare machen Sie Schluss mit Papierchaos und Zettelwirtschaft.
Kennen Sie das Problem?
Papierrechnungen sorgen
in Ihrem Unternehmen für Frust und Ärger?
Das sagen unsere Kunden:
Umgesetzte Themenbereiche
Rechnungswesen
Vertragswesen
Wir sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement (DMS) mit integriertem Workflow vor einem knappen Jahr auf den Softwareanbieter DocuWare gestoßen. Das Produkt überzeugte uns unter anderem wegen seiner Integration in unsere DATEV-Umgebung.
Nun werden die wenigsten End User derartige System selbständig einführen wollen, denn der Prozess erfordert im Vorfeld hohen Beratungsaufwand und in der späteren Nutzungsphase laufende Betreuung. Unsere Wahl fiel schließlich auf die Staehlin GmbH mit Sitz in Kempten als Digitalisierungspartner. Bis zu diesem Zeitpunkt pflegten wir keine gemeinsame Geschäftsbeziehung.
Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme empfand unsere gesamte Projektgruppe eine sehr professionelle, angenehme Atmosphäre: Hier nahm sich jemand richtig Zeit, um zu verstehen, was der Kunde benötigt. Wir hatten nie den Eindruck es ginge um das reine Verkaufen eines Software-Produkts, sondern vielmehr um die Anliegen der Menschen, die damit später arbeiten sollten. Mit hoher Fachkompetenz und dem richtigen Maß an Einfühlungsvermögen durchkämmten Andi Mikschl und sein Team komplexe Arbeitsabläufe unseres Büroalltags und entwickelten zielgerichtete Vorschläge für deren Umsetzung in DocuWare. In enger Zusammenarbeit entstand so ein Pflichtenheft, in dem die Anforderungen an die Prozesse hinreichend beschrieben wurden. Die Programmierung der Workflow-Aufgaben durch Staehlin konnte beginnen.
Parallel hierzu passten wir in der Zwischenzeit einen Teil unserer Arbeitsabläufe an DocuWare an. So gelang schließlich das Go-Live im Grunde genommen völlig unspektakulär. Bis auf kleinere Nachjustierungen überzeugte die Einführung von DocuWare auf der ganzen Linie. Schrittweise wurde eine Abteilung nach der anderen in den Workflow integriert – alles ohne jegliche Hektik. Aus heutiger Sicht ein voller Erfolg!
Und das Allerbeste: Bei zahlreichen vorangegangenen Software-Einführungen blieb der Service und die Betreuung spätestens nach dem Go-Live und der anfänglichen Schulungsphase auf der Strecke. Vielfach erleben wir bei anderen Anbietern eine personell unterbesetzte Hotline, die Ticketnummern für die Abarbeitung unserer Fragestellungen vergibt. Hilfe erfolgt nicht selten erst nach einigen Tagen, manchmal Wochen. Bei Staehlin erreichen wir auch heute immer unsere bekannten Projektpartner, die umgehend Hilfe bereit stellen.
Fazit: Wer einen kompetenten und kollegialen Digitalisierungspartner sucht, der sollte unbedingt an Staehlin denken. Meine klare Empfehlung!
Umgesetzte Themenbereiche
Rechnungswesen
Personalwesen
Vertragswesen
„Die Firma Staehlin hat bei uns erfolgreich das Dokumentenmanagementsystem DocuWare eingeführt, welches unsere Arbeitsabläufe nachhaltig optimiert hat.
Durch die digitale Erfassung von Eingangsrechnungen und deren nahtlose Weiterverarbeitung in DATEV konnten wir nicht nur erheblich Zeit und Ressourcen einsparen, sondern auch die Übersichtlichkeit und
Effizienz in der Rechnungsverarbeitung steigern.
Besonders positiv sehen wir der kommenden Möglichkeit entgegen, künftig auch den Prozess der Vermietung für unsere bestehenden Studentenwohnheime „ Green Living Inn“ in Kempten und Würzburg sowie für das weitere, ab Herbst 2025, bezugsfertige Studentenwohnheim in Kempten digital zu erfassen und effizient zu verwalten.
Fazit: Die Zusammenarbeit mit der Firma Staehlin ist durchweg professionell, wir schätzen besonders die individuelle Beratung und maßgeschneiderte Implementierung von DocuWare, die perfekt auf unsere betrieblichen Anforderungen abgestimmt wurde. Ich kann die Firma Staehlin uneingeschränkt weiterempfehlen.“
Umgesetzte Themenbereiche
Rechnungswesen
Vertragswesen
Wir haben unser ERP-System von Navision auf Business Central umgestellt. Die Herausforderung war es, die vorhandenen Dokumente aus einer veralteten Datenbank in das neue Dokumentenmanagementsystem zu bringen und nach Umstellung auf BC alle Dokumente in einem Archiv zu haben.
Das Dokumentenmanagementsystem dient der zentralen Speicherung und Verwaltung von Dokumenten aller Art, wie zum Beispiel Rechnungen, Aufträge, Verträge und weitere geschäftsrelevante Unterlagen. Durch diese zentrale Ablage können Mitarbeiter Dokumente einfach auffinden und bereitstellen. Zudem lassen sich Dokumenten-Workflows, wie etwa Genehmigungsprozesse, automatisieren. Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagement eine revisionssichere Archivierung der Unterlagen.
Die Integration einer Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht eine nahtlose Einbindung der Dokumente in die ERP-Umgebung. Dokumente können direkt zu spezifischen Datensätzen in Business Central, wie Verkaufsaufträgen oder Debitorenkonten, abgelegt werden. Der bidirektionale Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen dem Dokumentenmanagement-System und Business Central erlaubt eine automatisierte Zuordnung und Verknüpfung der Unterlagen zu den entsprechenden Geschäftsvorfällen in Business Central. Darüber hinaus bietet diese Verknüpfung erweiterte Such- und Berichterstellungsmöglichkeiten.
Die Integration des Dokumentenmanagements in die Business Central-Umgebung führt zu einer Steigerung von Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen. Zudem wird die Compliance und Revisionssicherheit verbessert. Nicht zuletzt erleichtert die vereinfachte Zusammenarbeit und der verbesserte Informationsaustausch die Entscheidungsfindung, da Daten besser verfügbar sind.
Die Firma Staehlin hat uns hier vom ersten Tag bis zum jetzigen Livebetrieb kompetent, menschlich, mit schnellen Reaktionszeiten und als Partner auf Augenhöhe begleitet.
Wir würden diese Schritte wieder mit Staehlin gehen und können eine Zusammenarbeit klar empfehlen!
Case Study
Umgesetzte Themenbereiche
Buchhaltung
Immobilienverwaltung
„Durch Digitalisierung wird ein Aktenberg von 8.000 Ordnern mit jeweils bis zu 500 Seiten abgebaut.“
„Die Benutzeroberfläche war ein Hauptauswahlkriterium – das System muss einfach und intuitiv zu bedienen sein.“
Umgesetzte Themenbereiche
Einkauf
Finanzbuchhaltung
„Die SAP-Integration stellt darüber hinaus auch die Archivierung sämtlicher Rechnungen, Abrechnungen und Mahnungen sicher.“
„Ein digitaler Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung bei 200.000 Rechnungen jährlich deutlich und vermeidet Skontoverluste.“
Umgesetzte Themenbereiche
Produktion
Qualitätssicherung
„Bei DocuWare benötigt man keine Einarbeitungszeit, es lässt sich ohne großen Aufwand an individuelle Anforderungen anpassen.“
„Mehr als 70 % Papier konnten wir bereits einsparen.“
Dokumentenmanagement in Aktion
Erleben Sie die Vorteile von DocuWare unverbindlich und ganz ohne Anmeldung. Testen Sie jetzt unsere Software und überzeugen Sie sich selbst von der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Starten Sie Ihr Dokumentenmanagement und Workflow-Automation mit konkreten Anwendungsbeispielen.
Schon gewusst?
Eine einzige Papierrechnung kostet Ihr Unternehmen im Schnitt 20 Euro
Laut einer Studie kostet die Bearbeitung einer Papierrechnung in deutschen Unternehmen knapp 20 Euro. Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Papierrechnung beträgt sogar 10,5 Tage.
- DocuWare Process Planner
- PaperScan Mobile App
Schluss damit!
Mit Staehlin und DocuWare lassen sich Rechnungen viel schneller und günstiger bearbeiten
Rechnungen werden im Handumdrehen geprüft und freigegeben. Daten für Abschlüsse und Reportings sind in Echtzeit verfügbar und nachweisbare Compliance-Richtlinien lassen sich einfach erfüllen.
80%
Niedrigere Kosten
durch Rechnungsautomatisierung
70%
Schnellere Bearbeitung
durch Rechnungsautomatisierung
So sparen sie mit Dokumentenmanagement wertvolle Zeit und Geld
Optimieren Sie Ihre Arbeitsweise und
reduzieren Sie Ihre Ausgaben.
Ihre Vorteile mit DocuWare
im Detail
Wie genau hilft Docuware meinem Unternehmen?
Verarbeiten Sie Rechnungen auch bald automatisiert?
Machen Sie Schluss mit:
verstreuten oder unauffindbaren Rechnungen
manuellen, umständlichen Rechnungsprozessen
dem hohen Kosten- und Zeitaufwand
Compliance-Lücken und verlorenen Daten
Mahngebühren, verpassten Rabatten und Skonti
Stress und Überstunden vor Audits oder beim Monatsabschluss
Vereinbaren Sie noch heute eine kostenfreie und persönliche Potenzialanalyse und erfahren Sie wie viel Zeit und Geld Sie mit Staehlin und DocuWare einsparen können.
